Recruter un assistant
La colonne vertébrale invisible : il organise, il suit, il relance, il prépare, pour que les créatifs et les devs n'aient qu'à créer et coder.
atlas & ce que fait ce métier chez nous
atlas est une agence digitale IA. On crée de l'image et de la vidéo, on conçoit des marques et des produits, on code des sites, des apps et des outils. Quand plusieurs projets tournent en même temps, quelqu'un doit tenir l'ensemble. C'est l'assistant : il fait le lien, garde la cadence, et rien ne tombe entre les mailles.
- Coordination projet : suivre les tâches dans ClickUp, tenir les délais, relancer les bonnes personnes au bon moment.
- Suivi client : préparer les points, rédiger des comptes-rendus, envoyer les livrables, relancer les validations (en lien avec les relations clients).
- Préparation des livrables : rassembler les fichiers, vérifier les formats et les exports, préparer les envois.
- Sourcing et recherche : trouver des références, des prestataires, des cibles, alimenter la base de contacts.
- Administratif & ops : devis, factures à suivre, plannings, agendas, accès et outils.
- Contrôle qualité : relire, vérifier qu'un livrable est complet et propre avant qu'il parte.
- Fluidifier l'équipe : préparer une réunion, ranger un dossier, rendre l'information trouvable (l'esprit même de ce hub).
Logistique des projets, fichiers, livrables, prestataires.
Suivi des tâches et des délais, interface équipe et client (évolue vers chef de projet).
Administratif, outils, organisation interne, un peu de RH.
Prépa des fichiers, sourcing de références, exports, appui aux designers et à la prod.
Poste souvent ouvert aux juniors et à l'alternance, une belle porte d'entrée qui grandit vite vers chef de projet ou responsable de prod. Ce qui compte : la rigueur et l'attitude, plus que l'expérience.
Le profil qu'on cherche
- Organisation : gérer plusieurs sujets sans en lâcher un, prioriser, tenir un planning.
- Outils de gestion : ClickUp, Notion, Google Workspace, un tableur (et l'envie d'apprendre nos outils).
- Communication écrite : messages clairs, comptes-rendus nets, ton pro et agréable.
- Bases des outils créa : comprendre un export, un format, un poids de fichier (pas besoin de savoir designer, juste de parler la langue).
- Suivi et relance : savoir relancer sans agacer, au bon moment, avec le bon mot.
- Notions IA : se servir de l'IA pour rédiger, résumer, organiser plus vite (un vrai plus).
- Rigueur et fiabilité : ce qu'il dit qu'il fait, il le fait.
- Sens du détail : repère la faute, le fichier manquant, l'oubli.
- Autonomie et débrouillardise : cherche la réponse avant de demander.
- Sang-froid et diplomatie : gère les urgences et les egos sans stress apparent.
- Discrétion : accès à beaucoup d'infos sensibles, tenue impeccable.
- Proactivité : anticipe le problème au lieu de le subir.
Ici, pas de portfolio classique. On juge sur des mises en situation, la clarté des échanges, et des preuves de rigueur (une expérience où il a tenu une organisation, géré un événement, coordonné une équipe, même en stage ou en asso).
Où chercher, et comment approcher
On juge la rigueur dès le premier message. On écrit clair, on propose un échange court, et on regarde comment la personne répond (vite et proprement, ou pas).
Le canal principal, filtrage par intitulé (assistant, coordination, office manager, chef de projet junior).
Jobboards où postent les profils ops et coordination.
Commerce, com, gestion de projet, pour les juniors motivés.
Un bon assistant est souvent recommandé par quelqu'un qui a bossé avec lui.
Tester en stage ou en alternance, garder les meilleurs.
Pour un besoin ponctuel d'assistant freelance ou d'office manager à temps partiel.
Salut [prénom], je suis [toi] chez atlas, agence digitale IA. On cherche quelqu'un d'ultra organisé pour coordonner nos projets et faire tourner l'équipe (suivi, clients, livrables). Ton parcours sur [détail : une expérience de coordination, un stage, une asso] m'a parlé. Partant pour un échange de 15 min ?
Lire le talent
- Une preuve de rigueur : a-t-il déjà tenu une organisation, un planning, un événement de bout en bout ?
- La clarté de ses messages : dès l'échange, ses mails et ses réponses sont-ils nets et bien écrits ?
- La réactivité : répond-il vite et proprement (le poste vit là-dedans) ?
- L'attitude : positif, fiable, calme sous pression.
- L'envie d'apprendre nos outils et nos process.
- « Raconte une fois où tu as géré plusieurs choses en même temps. Comment tu t'es organisé ? »
- « Un livrable part dans 1 heure et il manque un fichier au prestataire injoignable. Tu fais quoi ? »
- « Comment tu relances quelqu'un qui ne répond pas, sans l'agacer ? »
- « Tes outils d'organisation au quotidien ? »
Courte et très concrète. « Voici 6 tâches et une deadline : priorise et explique pourquoi. » « Organise ce petit projet fictif dans ClickUp (ou décris comment tu le structurerais). » « Rédige le message client pour annoncer un léger retard. »
On juge la rigueur, la clarté et le bon sens, pas la vitesse pure.
Les signaux à retenir
Green flags
- Répond vite, clairement, sans fautes.
- A déjà tenu une organisation réelle (projet, événement, équipe, même en stage).
- Anticipe : propose une solution avant qu'on lui demande.
- Calme et fiable sous pression.
- Curieux des outils, apprend vite, veut progresser.
Red flags
- Messages brouillons, fautes, réponses en retard dès le recrutement (c'est le métier, donc rédhibitoire).
- Attend qu'on lui dise tout, aucune initiative.
- Se disperse, oublie, ne suit pas.
- Fuit ou panique face à une urgence simulée.
- Peu discret, parle trop de ses anciens employeurs.
Le déroulé d'un échange type
- Repérage. LinkedIn, jobboard, réseau, ou candidature.
- Contact. Message clair, on propose 15 min.
- Échange. On présente atlas et le poste, on teste la clarté et l'attitude en direct.
- Mise en situation. Exercice court et concret (priorisation, message, organisation).
- Décision. Note sur la grille, retour rapide dans tous les cas.
- Onboarding. Accès aux outils (ClickUp, Notion, drive), les process de l'agence, un référent, des tâches cadrées la première semaine, un point à J+7.
Qualification & rémunération
On note chaque candidat sur 5 critères (de 1 à 5), puis on situe l'offre selon le niveau et le format (alternance, CDI, freelance).
CDI · brut annuel
Alternance · stage · freelance
Ce qu'on ne fait pas
- On ne néglige pas ce poste : un bon assistant fait gagner du temps à toute l'agence, on le recrute avec sérieux.
- On ne juge pas sur le diplôme : la rigueur et l'attitude priment sur le CV.
- On ne donne pas de vraie charge de travail déguisée en test : la mise en situation est courte et fictive.
- On ne laisse jamais un candidat sans retour.
- On n'embauche pas sans donner un cadre clair : un assistant sans process ni référent ne peut pas réussir.
Pour aller plus loin
Cadrer et outiller, sans quitter le hub
Le guide donne la méthode. Les outils du hub sont son terrain de jeu : le suivi client, le carnet du réseau.